Paperityöllä on taipumus kasaantua nopeasti. Posti, kuitit, koulupaperit, tiliotteet, veroasiakirjat ja monet muut asiakirjat voivat nopeasti sotkea työtasot ja työpöydän pinnat, jolloin syntyy paperisotku, joka tuntuu hallitsemattomalta. Onneksi tiedostojärjestelmän luominen kaiken paperityön hallitsemiseksi ei ole niin vaikeaa kuin luulisi. Näytämme sinulle tarkkaan, miten voit muuttaa kaoottiset irtopaperipinot järjestäytyneeksi tiedostojenhallintajärjestelmäksi, jota on helppo ylläpitää.
Ensin sinun on nimettävä paikka, johon keräät kaikki uudet paperit, jotka tulevat kotiisi. Tästä tulee tärkein paperinhallintakeskuksesi, jossa lajittelet saapuvan postin, asiakirjat, kuitit, kutsut ja muut paperit ja päätät samalla, mitä teet kullekin kohteelle. Sen jälkeen luot erillisiä tiedostoja tai kansioita sen mukaan, mitä toimia sinun on seuraavaksi tehtävä ja milloin ne on tehtävä. Näin voit priorisoida nyt huomiota vaativat asiat, kuten laskut, ja säilyttää huolellisesti esimerkiksi veroasiakirjat, joita saatat tarvita tulevaisuudessa. Kun määrittelet tietyn prosessin paperityön hallintaa varten, voit estää suuret kasat pienin askelin joka päivä. Hyödynnä näitä vinkkejä sinulle sopivan tiedostojen järjestämisjärjestelmän luomiseen.
Tiedostojen järjestämisen olennaiset komponentit
Valitse kotiisi sopiva paikka, johon voit perustaa paperinkäsittelykeskuksen, josta tulee arkistointijärjestelmäsi pääkeskus. Se voi sijaita kotitoimistossa, keittiössä, ruokasalissa tai eteisessä. Mihin tahansa sijoitat sen, varmista, että sinulla on riittävästi tilaa näille asioille:
- Keskitetty postilaatikko: Määritä yksi paikka kaikelle saapuvalle paperille, kuten postille, kuiteille, koulupapereille, lentolehtisille ja muille. Yksi pino, vaikka se olisikin suuri, on helpommin hallittavissa kuin useat pienemmät pinot, jotka ovat hajallaan ympäri taloa.Toimintakansio: Käy päivittäin läpi postilaatikkosi ja vedä sieltä esiin huomiota vaativat asiat. Lajittele ne kiireellisyystason mukaan kolmiosaiseen "toimintakansioon". Pidä tiedosto auki, jotta muistat tarkistaa sen usein.Jäteasema: Pidä silppuri, kierrätysastia ja roskapönttö käden ulottuvilla, jotta voit heittää ei-toivotut paperit heti, kun ne tulevat taloon, ennen kuin ne päätyvät postilaatikkoosi.Arkistokaappi: Jos tila sallii, pidä arkistokaappia papereita varten, jotka eivät tarvitse toimintaa, vaan ainoastaan arkistointia. Jos näin ei ole, kerää paperit arkistoitavaksi helposti saatavilla olevaan laatikkoon tai kansioon. Siirrä ne kuukausittain pitkäaikaissäilytykseen, missä se sitten onkin.
Miten luoda tiedostojärjestelmä tärkeille papereille?
Ammattimainen järjestelijä Charlotte Steill Simply Put Organizing -yrityksestä on kehittänyt älykkään järjestelmän, jonka avulla voit tunnistaa, säilyttää ja käsitellä huomiota vaativat paperit muutamassa minuutissa päivässä. Seuraa näitä ohjeita ja luo kansiojärjestelmä, jonka avulla paperitöiden hallinta on helppoa.
1. Perusta toimintatiedosto.
Päätä, minkälainen kolmiosainen kansiosäiliö sopii organisointityyliisi ja käytettävissä olevaan tilaan. Merkitse osiot "Tee nyt", "Tee myöhemmin" ja "Vireillä". Toimintapapereille asettamasi järjestelmän (joka voi olla harmonikkakansio, lankapöydän lajittelija, pinottavat laatikot tai värilliset kansiot) tulisi sopia arkistointityyliisi.
Jos sinulla on taipumus antaa asioiden kasaantua, tarvitset visuaalisen muistutuksen papereiden käsittelystä. Kirkkaat muoviset pinoamisalustat näyttävät, milloin sinun on ryhdyttävä toimiin kunkin luokan suhteen. Jos osaat arkistoida asiat hyvin, voit järjestää paperit niin, että visuaalinen sotku on minimaalinen. Kolmella merkityllä kansiolla varustettu työpöydän kansiolaatikko pitää toimintakohteet lähellä, mutta näyttää siistiltä.
2. Lajittele saapuneet viestit.
Kysy itseltäsi jokaisesta postilaatikossasi olevasta kohteesta: Mikä on seuraava toimenpide, joka on toteutettava ja milloin Vastaus saa sinut arkistoimaan sen johonkin näistä luokista:
- "Tee nyt" Sisältää kaikki asiat, jotka sinun on toteutettava seuraavan viikon aikana. Esimerkkejä ovat maksettavat laskut, lupalaput ja juhlakutsut, joihin on vastattava."Tee myöhemmin" Sisältää asioita, jotka aiot hoitaa seuraavien kolmen kuukauden aikana. Näitä voivat olla esimerkiksi lomalehtiset, pankin jälleenrahoitustarjous tai luettelo, jossa on jotain, mitä aiot ostaa."Vireillä" Sisältää kaiken, johon odotat vastausta, kuten kuitin postimyyntiostoksesta, joka ei ole vielä saapunut.
Kaikki muu postilaatikossasi on todennäköisesti arkisto- tai referenssipaperia. Arkistopaperit, kuten tiliotteet, kuuluvat arkistokaappiin. Jos sinulla ei ole kotitoimistoa, kätke arkistokaappi olohuoneen tai ruokailuhuoneen kangasverhoillun konsolin alle. Tee veroajankohtana tilaa tulevan vuoden papereille siirtämällä vanhat asiakirjat harmonikkakansioon; siirrä kansio sitten pois tieltä.
3. Ylläpidä toimintatiedostoa.
"Ajattele tätä elävänä, hengittävänä asiana, kuten kalaa, jota on vaalittava joka päivä", Steill sanoo. Näin pysyt ajan tasalla saapuvien ja toimintakansiossasi odottavien papereiden kanssa, jotta mikään ei jää huomaamatta:
- Joka toinen päivä: Lajittele paperit postilaatikostasi toimintakansioon. Avaa myös Tee nyt -kansiosi ja ryhdy nopeasti toimiin kaikkein kiireellisimpien asioiden suhteen.Kerran viikossa: Käy Do Later -kansiossasi ja ryhdy mahdollisiin toimiin siirtämällä kohteita muihin tiedostoihin järjestelmässäsi tai kierrätysastiaan. Kurkista keskeneräisiin asioihin ja ryhdy tarvittaessa jatkotoimiin. Kun asiat ratkeavat, kierrätä paperi tai aseta se sivuun pitkäaikaiseen säilytykseen.Kerran kuukaudessa: Siirrä arkistopaperit pitkäaikaissäilytysratkaisuun.
Erilaisten papereiden arkistoiminen
Älä anna kaikkien niiden satunnaispapereiden, jotka haluat säästää, tukkia postilaatikkoasi tai pinoutua ympäri taloa. Pidä ne käsillä mutta poissa näkyvistä näillä ideoilla erityyppisille papereille:
- Artikkelit, jotka haluat lukea: Pidä asiakirjakuori autossasi tai laukussasi, jotta voit lukea sitä odottaessasi. Tai etsi artikkeli verkosta ja merkitse se kirjanmerkkeihin myöhempää käyttöä varten. Kupongit ja kuitit: Säilytä käsilaukussasi tai autossasi kuponkilompakkoa, jossa on jakajat. Tarkista päivämäärät säännöllisesti ja heitä vanhentuneet kuponit pois. Inspiraatio- ja viitesivut lehdistä: Säilytä nämä sivut harmonikkakansiossa, jossa on tarrat kullekin luokalle, kuten sisustusinspiraatio tai illallisideat. Ohjekirjat ja takuut: Säilytä nämä tiedot samassa huoneessa kuin tuote, lehtitelineessä, jos säilytät useita ohjekirjoja. Nitoa kuitti ja takuukortti kanteen. Lasten taide- ja koulutehtävät: Kätevällä hyllyllä oleva kannellinen laatikko on täydellinen lasten koulutöiden säilyttämiseen. Kerää päivittäiset paperit tänne, kun päätät, ovatko ne säilytettäviä.
